Introduction
Elicitation and Collaboration là KA nói về sự khơi gợi và hợp tác. Qua đó mô tả những task mà BA cần phải thực hiện để lấy được thông tin từ các stakeholders và confirm lại kết quả đã thu thập được
Elicitation là việc khơi gợi và tiếp nhận thông tin từ các bên liên quan hoặc nguồn khác (như nghiên cứu từ thông tư, nghị định). Collaration là hoạt động hợp tác giữa 2 hoặc nhiều người để đạt được 1 mục đích chung.
Task này không phải chỉ diễn ra trong 1 giai đoạn của Business Analysis, mà luôn luôn diễn ra trong suốt quá trình phân tích nghiệp vụ.
Elicitation and collaboration có thể được lên kế hoặc trước hoặc không hoặc là cả hai. Các hoạt động đã được lên kế hoạch trước và đã được thông báo trước và chuẩn bị trước như: workshops, experiment hoặc là survey. Những hoạt động không được lên plan trước là những hoạt động khơi gợi hợp tác . Ví dụ như những meeting, trao đổi không có kế hoạch trước. Những thông tin mà được get từ unplanned activity có thể cần khám phá sâu thêm thông qua các hoạt động có kế hoạch trước.
KA này bao gồm các task sau:
- Prepare for Elicitation: Cần chuẩn bị nội dung domain khơi gợi, business process, các stakeholders có liên quan đến việc khơi gợi. Cần hiểu role, location của các stakeholder để chuẩn bị techniques và tools
- Conduct Elicitation: Tiến hành khơi gợi, bằng cách nói chuyện trực tiếp với khách hàng, nghiên cứu tài liệu hoặc trải nghiệm thực tế or POC.
- Confirm Elicitation Results: Tiến hành xác nhận lại kết quả đã khơi gợi để đảm bảo các bên liên quan có hiểu giống nhau về kết quả khơi gợi đó hay không.
- Communicate BA information: Cung cấp thông tin cho các bên liên quan cho đúng người, đúng thời điểm với thông tin phù hợp.
- Manage Stakeholder Collaboration: Quản lý sự hợp tác với các bên liên quan.
Prepare for Elicitation
Mục tiêu
Mục tiêu của hoạt động chuẩn bị khơi gợi là để hiểu được scope của hoạt động khơi gợi của bạn là gì, chọn ra technique phù hợp, chuẩn bị những tài liệu có liên quan, hoặc tool support cho hoạt động khơi gợi.
Input
Đầu vào của task này bao gồm:
- Needs: Nhằm xác định nhu cầu và phạm vi của hoạt động khơi gợi, giúp cho BA biết được mình cần khơi gợi những gì để đáp ứng được Needs.
- Stakeholder Engagement Approach: Giúp hiểu được stakeholder sẽ cần tham gia elicitation, role và trách nhiệm của họ ra sao, thái độ của họ giúp BA chọn cách Communicate, technique phù hợp với họ. Ví dụ làm việc với các bộ ban ngành nhà nước cần Formal.
Elements
- Understand the Scope of Elicitation
Để xác định được loại thông tin được khám phá trong quá trình khơi gợi và techniques sử dụng, BA cần cân nhắc những yếu tố sau:
+ Business domain: Ví dụ khi mình đi khơi gợi thông tin về Banking domain, thì BA cần hiểu những common term của ngành để dễ dàng và thuận tiện trao đổi. (Tóm lại là người ta nói thì mình cũng phải biết thuật ngữ để còn hiểu người ta đang nói cái gì).
+ Văn hóa và môi trường: Khi gặp những SH có chức vụ cao trong nhà nước thì họ thích buổi khơi gợi formal, gặp mặt trực tiếp > BA có thể chọn technique phù hợp.
+ SH location: Khi những ông SH ở các quốc gia khác nhau thì phải họp online thui ạ.
+ SH có liên quan và động lực của họ: Cần xem xét họ cung cấp thông tin gì, họ bị ảnh hưởng như nào khi có change. BA cần giải thích role của họ trong dự án để họ có thể hợp tác.
+ Kết quả mong muốn sau buổi khơi gợi là gì
+ Skill của BA: Chọn BA đi làm việc vs SH 1 cách phù hợp
+ Những hoạt động khơi gợi khác được lên plan để hoàn thiện việc khơi gợi này
+ Strategy/Solution Approach: Create/Purchase/Both. Hỗ trợ BA hiểu được Scope của thông tin khơi gợi.
+ Scope of Future Solution: Những tính năng sẽ được làm trong tương lai.
+ Thông tin có sẵn mà support hoạt động khơi gợi của BA
BA cần hiểu được scope của hoạt động khơi gợi để biết được khi nào hoạt động khơi gợi là hoàn thành và khi nào hoạt động bị lệch khỏi phạm vi, mình có đủ nhân lực để thực hiện hoạt động khơi gợi không. - Select Elicitation Techniques
Có thể chọn nhiều techniques trong một phiên khơi gợi. Tuy nhiên Techniques được sử dụng phụ thuộc vào chi phí, thời gian contrainst, loại thông tin phân tích nghiệp vụ, văn hóa, desired outcome. Ví dụ khi cần thu thập thông tin từ 1 tệp KH > nên sử dụng servey and questionaire, hoặc khi hạn chế về thời gian mình có thể chọn interview online. Khi khơi gợi yêu cầu từ cơ quan ban ngành thì phải onsite.
Khi lựa chọn techniques sử dụng cho hoạt động khơi gợi, BA có thể cân nhắc
+ Những techniques đã được sử dụng ở những dự án tương tự.
+ Techniques phù hợp cho từng tình huống.
+ Những task mà cần phải chuẩn bị trước, thực hiện trước khi sử dụng techniques đó.
Các techniques thường dùng như: brainstorming, Interview, Workshop, Survey and questionaire - Set up Logistics
Logistics cần được chuẩn bị trước buổi khơi gợi bao gồm:
+ Mục tiêu của hoạt động khơi gợi là gì
+ Những người tham gia và role của họ
+ Resource: People, rooms, tools
+ Location
+ Kênh giao tiếp
+ Techniques
+ Language được sử dụng: Nói, viết…
Có thể tạo ra 1 cái agenda nếu có SH liên quan đến hoạt động này. - Secure Supporting Material
Những tài liệu sẽ support BA trong quá trình khơi gợi: People, system, historical data, material and documents. - Prepare Stakeholder
BA cần đào tạo cho các bên liên quan về techniques mình sẽ sử dụng trong Elicitation và những thông tin cần thiết
Đảm bảo rằng các bên liên quan sẽ xem lại tài liệu, agenda trước khi join buổi Eliciation.
BA cũng cần đảm bảo các bên liên quan đồng ý tham gia buổi khơi gợi.
Output
Elicitation Activity Plan: bao gồm: Scope, Techniques, Logistics, Tài liệu liên quan đến buổi Elicitation
Mọi người đọc task tiếp theo ở đây nhé! ^^
