[Study with TrungDo] Pt1 Which task to do first

A. Problem:

Bạn là 1 PO, có rất nhiều ý tưởng trong đầu, nhưng development team không thể hoàn thành tất cả trong Milestone tới, và bạn đang xác định nên lựa chọn làm những gì.
Bạn là 1 PM, nhận được rất nhiều task do khách hàng giao. Development team không thể hoàn thành tất cả trong Milestone tới. Bạn cần thuyết phục và làm việc với khách hàng để lựa chọn những việc phù hợp.
Bạn thiếu lập luận để bảo vệ quan điểm của mình trong 2 tình huống trên.

B. Solution:

Là PM, bạn cần phải chuẩn bị trước danh sách những task mà bạn cảm thấy phù hợp với team.
Chuẩn bị 1 tâm hồn đẹp và 1 cái đầu đầy kiến thức.
Học vài model về task priority, xem model nào match được với danh sách task bạn nghĩ ở trên. (ở pt1 thì mình đề cập đến WSJF model).
Chuẩn bị tài liệu (slide, spreadsheet,…) về các task, cùng các công thức, con số, note.
Book meeting với khách hàng.
Present và thảo luận.
Luôn nhớ là phải có Backup solution (nếu danh sách task bạn thấy phù hợp – nhưng khách hàng ko agree – thì bạn sẽ làm thế nào – và bạn có thể nêu ra được tradeoff không).

C. Lý thuyết: WSJF Model

Weighted Shortest Job First (WSJF) is a prioritization model used to sequence work for maximum economic benefit.

Model này hay được sử dụng trong việc đánh priority trong SAFE framework, để xác định danh sách các feature làm tiếp theo trong 1 PI (~ 3 tháng) tới. Tham khảo về SAFE framework trong một bài nào đó trong chuỗi [Study with TrungDo] sau này.

Vậy với mỗi công việc cần làm (thường là ở mức Feature nếu ở SAFE), chúng ta có thể phân tích dựa trên 4 khía cạnh sau đây: (vài cái dùng tiếng anh cho dễ hiểu hơn là dịch về tiếng việt =))

User – Business Value: Đánh giá Business value dựa trên việc phân tích:
- Do our users prefer this over that.
- What is the revenue impact on our business if we have this feature.
- Is there a potential penalty or other negative effects if we delay this.
Time Criticality: Đánh giá dựa trên việc phân tích:
- Evaluate urgency: Is there a fixed deadline? E.g Initiatives have justified deadlines like new regulations, tax reporting, seasonal promotions, etc.
Risk Reduction/Opportunity Enablement: Risk Reduction and Opportunity Enablement help you highlight jobs that may not bring revenue immediately but benefit the long-run. Some solutions will help you eliminate technical or legal risks and save you money later. Others may open doors for further improvements that will significantly increase the number of potential customers.

Job Duration: về căn bản là tính ra time tương đối để có thể hoàn thành công việc đó (để cho đơn giản hóa thì đôi khi có thể dùng luôn estimated point).

D. Thực hiện thế nào

Cách 1:

List ra danh sách các công việc cần đánh giá.
Với mỗi thuộc tính trong 4 thuộc tính ở trên, tìm công việc có giá trị thấp nhất và điền là 1.
Các feature khác, so sánh với thuộc tính ở trên, xem nó lớn gấp bao nhiêu lần thì điền số bấy nhiêu.

Cách 2:

Dựa trên bảng đánh giá ở appendix cuối bài. Sử dụng fibonacci để điền số.

Sau khi lựa chọn cách 1 hoặc 2, chúng ta có 1 bảng như sau:

Dựa vào bảng ở trên, các bạn nghĩ là nếu phải làm, thì nên chọn việc nào làm đầu tiên không? Feel free to comment và trao đổi nhé.

Appendix

User-Business Value Evaluation With Fibonacci Sequence

1 point: no user-business value at all; this task is related to something else.
2 points: the lowest business impact and confidence.
3 points: low business impact and confidence.
5 points: moderate business impact, moderate confidence.
8 points: high business impact and confidence.
13 points: very high business impact and confidence.
21 points: the highest business impact and confidence.

Time Criticality Evaluation With Fibonacci Sequence

1 point: not a time-critical task at all.
2 points: it can wait till the next estimation cycle (after score expiration every five interactions).
3 points: it can wait for four sprints (about eight weeks).
5 points: moderate urgency, it can wait for three sprints (about six weeks).
8 points: it can wait for two sprints (about four weeks).
13 points: it can wait for one sprint (about two weeks).
21 points: the highest urgency, you must take that issue to the next sprint.

Risk Reduction Evaluation With Fibonacci Sequence

1 point: it doesn’t provide any risk reduction at all.
2 points: reduce the likelihood of a lowest risk, lowest severity probability.
3 points: reduce the likelihood of a low-risk, low severity probability.
5 points: reduce the likelihood of moderate risk moderate severity probability.
8 points: reduce the likelihood of a moderate-high risk, high severity probability.
13 points: reduce the likelihood of a very high-risk, very high severity probability.
21 points: can reduce the risk of a highly impactful event, a disaster that is most likely to happen.

Job Size Evaluation With Fibonacci Sequence (Story Points)

1 point: no effort at all is required. We can’t divide by zero, so our Job Size estimation should start from 1.
2 points: the estimation baseline. 80% probability that one day is enough to code and one day to test and validate for a two-week iteration.
3 points: a task about a quarter of your sprint efforts.
5 points: something half of your iteration. 80% probability that the task will take 5 workdays to code and one day to test and validate for a two-week iteration.
8 points: 80% probability that a task will be developed and tested within two weeks (one iteration/sprint).
13 points: between one and two iterations.
21 points: “Buzzlight estimations,” something that takes two sprints or even more (“to infinity and beyond”). From my practical experience working with teams, you will be evaluating lots of ideas that exceed one iteration and should be divided into smaller chunks.

About Author

Trung is the CEO of NCC Studio, a game development company. He has a decade of diverse experience across various sectors, including Government, banking, finance, logistics, and educational institutes, and ERP solutions.

He holds multiple certifications, including PSM I, PSM II, PSPO, Certified SAFe® 6 Product Owner/Product Manager, Certified SAFe® 5 Agilist, and Snowflake certification for cloud computing. Trung is also a master in economics and finance from Rhein Waal University in Germany.

Trung’s profound domain knowledge, strategic insights, and technological expertise position him as a dynamic leader, driving success and innovation across various industries.

Follow me: https://www.credly.com/users/do-trung.5ec69ec1
Preferences: https://scaledagileframework.com/wsjf/