Giải quyết vấn đề theo phương pháp Lean là cách tiếp cận các vấn đề mà một tổ chức hay cá nhân gặp phải với đặc trưng là sự cải tiến liên tục và sử dụng các phương pháp giải quyết vấn đề đã được chứng minh.
Mục tiêu của giải quyết vấn đề theo phương pháp Lean bao gồm:
- Xác định và giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn hơn và đạt được kết quả đo lường được
- Thu hút mọi người tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề
- Sử dụng dữ liệu và luồng quy trình để tập trung vào vấn đề
- Phát triển các giải pháp thực tế và chi tiết
Riêng đối với các vấn đề dưới góc độ cá nhân, có thể theo các bước sau:
1. Xác định các vấn đề
Bước đầu tiên là xác định rõ ràng vấn đề bạn muốn giải quyết. Bạn cần xác định rõ khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn là gì, ai bị ảnh hưởng bởi sự cố, nó xảy ra ở đâu và khi nào cũng như mức độ nghiêm trọng hoặc thường xuyên của nó. Bạn có thể sử dụng các công cụ như 5W1H (ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào) hoặc tuyên bố vấn đề để giúp bạn làm rõ vấn đề và truyền đạt vấn đề đó cho người khác.
2. Phân tích vấn đề
Bước tiếp theo là phân tích vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của nó. Bạn cần thu thập dữ liệu và bằng chứng để xác minh vấn đề và đo lường tác động của nó. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ Pareto, biểu đồ xương cá hoặc 5 câu hỏi tại sao để giúp bạn xác định các yếu tố chính góp phần gây ra vấn đề và đi sâu vào các nguyên nhân cơ bản. Bạn nên tránh đi đến kết luận hoặc đổ lỗi cho người khác mà thay vào đó hãy tập trung vào việc tìm ra sự thật và logic đằng sau vấn đề.
3. Tạo giải pháp
Bước thứ ba là tạo ra các giải pháp khả thi để giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bạn cần động não và đánh giá các ý tưởng khác nhau để có thể loại bỏ hoặc giảm bớt vấn đề. Bạn có thể sử dụng các công cụ như sơ đồ mối quan hệ, kỹ thuật SCAMPER hoặc sơ đồ ma trận để giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các giải pháp của mình. Bạn nên hướng tới các giải pháp hiệu quả, khả thi và phù hợp với nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
4. Triển khai các giải pháp
Bước thứ tư là triển khai các giải pháp tốt nhất mà bạn đã lựa chọn. Bạn cần lập kế hoạch và thực hiện các hành động sẽ giải quyết vấn đề và cải thiện tình hình. Bạn có thể sử dụng các công cụ như chu trình PDCA (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động), biểu đồ Gantt hoặc kế hoạch hành động để giúp bạn quản lý và giám sát việc triển khai của mình. Bạn cũng nên tham gia và liên lạc với các bên liên quan bị ảnh hưởng hoặc chịu trách nhiệm về các giải pháp.
5. Đánh giá kết quả
Bước thứ năm là đánh giá kết quả của các giải pháp của bạn và kiểm tra xem chúng có giải quyết được vấn đề hay không. Bạn cần đo lường và so sánh kết quả trước và sau khi thực hiện và xem liệu chúng có đáp ứng được mục tiêu và mong đợi của bạn hay không. Bạn có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ chạy, biểu đồ kiểm soát hoặc báo cáo A3 để giúp bạn ghi lại và trình bày kết quả của mình. Bạn cũng nên thu thập phản hồi từ các bên liên quan cũng như xác minh sự hài lòng và giá trị của họ.
6. Học hỏi và cải thiện
Bước cuối cùng là học hỏi từ quá trình giải quyết vấn đề và nâng cao kỹ năng cũng như kiến thức của bạn. Bạn cần suy ngẫm về điều gì đã làm tốt và điều gì không, những thách thức và cơ hội nào bạn đã gặp phải cũng như những bài học và phương pháp hay nhất nào bạn có thể áp dụng trong tương lai. Bạn có thể sử dụng các công cụ như đánh giá sau hành động, phân tích SWOT hoặc kỹ thuật cộng-delta để giúp bạn nắm bắt và chia sẻ việc học của mình. Bạn cũng nên ăn mừng thành tích của mình và ghi nhận những nỗ lực của nhóm bạn.
Source: https://www.linkedin.com/advice/3/how-do-you-identify-eliminate-root-causes-problems
