Hãy bắt đầu ngay trước khi cả dự án bắt đầu
Một người quản lý dự án thường không chỉ tham gia khi bắt đầu triển khai dự án đã được giao. Quản lý dự án tốt bắt đầu ngay từ khi nhận yêu cầu từ khách hàng tiềm năng.
Hãy chú ý ngay từ lúc này, đặt mình vào vị trí của khách hàng và chuẩn bị một đề xuất phù hợp, giúp khách hàng tương lai cảm thấy được quan tâm. Càng đề xuất cụ thể, khách hàng của bạn sẽ càng cảm thấy thoải mái và quá trình thực hiện dự án sau này sẽ càng đơn giản hơn!
Điều quan trọng khi đưa ra đề xuất: Hãy hình dung đội ngũ dự án có thể của bạn, trao đổi ngắn gọn với tất cả các thành viên trong nhóm và thu thập ý kiến cũng như ước tính từ các chuyên gia trong nhóm. Chỉ khi đó, bạn mới có thể lên kế hoạch về năng lực của các thành viên và phân bổ tài nguyên hợp lý để đạt được kết quả tối ưu trong thời gian đã đề xuất.
Mẹo quản lý số 1: Lập một kế hoạch quản lý dự án tốt.
Chúc mừng – nếu bạn đã đạt được bước này: bạn đã có một khách hàng mới, một dự án mới!
Bước đầu tiên trong quản lý dự án, ngay sau khi nhận đơn hàng, luôn giống nhau: Dự án cần phải được lập kế hoạch thời gian. Bạn, với tư cách là người quản lý dự án chịu trách nhiệm, luôn phải tạo ra một kế hoạch dự án ngay từ đầu, và kế hoạch này sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình thực hiện dự án. Cần lưu ý điều gì trong quá trình này?
Hãy chú ý đến việc lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả – công việc bạn đã thực hiện trong giai đoạn đề xuất giờ đây sẽ mang lại kết quả, bạn có thể rút ra (hầu hết) các thông tin cần thiết từ đó!
Tạo các gói công việc và mốc thời gian, đồng thời mô tả chúng một cách chi tiết.
Xem xét tổng chi phí và so sánh với khoảng thời gian trong đó dự án cần phải hoàn thành.
Phối hợp các phần công việc trong dự án với nhau, không phải tất cả công việc đều có thể hoàn thành cùng một lúc.
Hợp tác với khách hàng để xác định lại kế hoạch dự án và đặt ra các mốc thời gian trong đó khách hàng cần cung cấp ý kiến hoặc phản hồi.
Điều quan trọng không chỉ là sự ổn định của kế hoạch dự án như một nền tảng cho quản lý dự án tốt, mà còn là tính linh hoạt: nếu một mốc thời gian cần phải thay đổi vì lý do nào đó, kế hoạch dự án không được để hoàn toàn bị xáo trộn! Hãy phản ứng linh hoạt và lập kế hoạch một cách thực tế, với các khoảng đệm thời gian để đảm bảo việc hoàn thành dự án không bị đe dọa.
Vì vậy, lập kế hoạch dự án không phải là điều đơn giản và nhanh chóng để thực hiện; tuy nhiên, bạn luôn cần lưu ý rằng: Càng đầu tư nhiều công sức vào việc lập kế hoạch dự án và càng định nghĩa chi tiết bao nhiêu, rủi ro và tranh luận cuối cùng càng giảm bấy nhiêu.
Một kế hoạch không đầy đủ sẽ gây hậu quả nhanh chóng – hãy tiết kiệm thời gian và công sức, và đầu tư năng lượng của bạn vào kế hoạch dự án như một nền tảng cho quản lý dự án tốt!
Link tham khảo: https://asana.com/resources/project-management-plan
Mẹo quản lý số 2: Sức mạnh của làm việc nhóm
Hãy tập hợp một team làm việc hiệu quả – xác định kiến thức nào là cần thiết cho dự án, ai có thể chuyển giao kiến thức đó tốt nhất cho dự án này và ai có đủ năng lực trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các công việc.
Một yếu tố quyết định nữa là động lực từ khi bắt đầu dự án và duy trì trong suốt quá trình dự án. Giao tiếp rõ ràng và thông tin minh bạch cũng giúp duy trì động lực cho team.
Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải cập nhật ngay cho team của mình ngay từ đầu các thông tin chi tiết từ phía khách hàng cũng như các events đều đặn team sẽ cần thực hiện. Sức mạnh của làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp đưa dự án thành công.
Mẹo quản lý số 3: Giao tiếp là chìa khóa của thành công
Giao tiếp minh bạch rõ ràng cả nội bộ và với khách hàng
Giao tiếp nội bộ trong team cần được rõ ràng minh bạch. Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn cũng phải thường xuyên cập nhật cho khách hàng về tình trạng hiện tại của dự án và giao tiếp một cách thẳng thắn, chân thành khi có điều gì không diễn ra như kế hoạch – điều này có thể xảy ra, ngay cả từ phía khách hàng!
Hãy thông báo cho khách hàng ngay khi có vấn đề xảy ra
Càng nói sớm, vấn đề càng dễ giải quyết. Hãy thống nhất với khách hàng về các cuộc họp định kỳ để điều chỉnh và cập nhật tiến độ, và chuẩn bị kỹ lưỡng cho các cuộc họp này. Trình bày tình trạng hiện tại của dự án và nhất định phải cùng khách hàng xem lại kế hoạch dự án. Điều quan trọng nữa là bạn phải chỉ ra những thông tin mà bạn cần vào thời điểm nào để công việc được thực hiện tốt. Về cơ bản, khách hàng nên nghe tin từ bạn ít nhất một lần mỗi tuần – ít nhất là một email ngắn thông báo rằng mọi thứ vẫn diễn ra theo kế hoạch! Tùy theo tính cách của khách hàng, có thể bạn sẽ cần liên lạc thường xuyên hơn, mục đích cuối cùng là phải đảm bảo rằng khách hàng sẽ luôn được cập nhật tiến độ từ team.
(Còn tiếp phần 2)
Link phần 2:
Link tài liệu tham khảo:
https://www.teamleader.eu/de/blog/seien-sie-der-ultimative-projektmanager
One Reply to “Quản lý dự án: Tư duy như thế nào…”