Phương pháp 5 Whys là một trong những công cụ hiệu quả nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách hỏi “Tại sao” năm lần.
Nguồn gốc của 5 Whys
5 Whys là một phần của Hệ thống sản xuất Toyota và là phương pháp thiết yếu để giải quyết vấn đề. Được phát triển bởi Sakichi Toyoda, một nhà phát minh và nhà công nghiệp người Nhật.
“Cơ sở của phương pháp tiếp cận khoa học của Toyota là đặt câu hỏi tại sao năm lần bất cứ khi nào chúng ta gặp phải vấn đề… Bằng cách lặp lại câu hỏi tại sao năm lần, bản chất của vấn đề cũng như giải pháp của nó sẽ trở nên rõ ràng.” Taiichi Ohno
Một trong những yếu tố chính để triển khai thành công kỹ thuật này là đưa ra quyết định sáng suốt. Quá trình phân tích nguyên nhân gốc rễ phải bao gồm những người có kinh nghiệm thực tế.
5 Whys template
Cấu trúc 5Whys thường bao gồm một loạt các câu hỏi hoặc lời nhắc để hướng dẫn bạn trong quá trình xác định nguyên nhân cơ bản của vấn đề đang gặp phải. Mẫu Five Whys cơ bản có thể trông giống như thế này:
- What is the problem?
- Why did the problem occur?
- Why did the reason in question 2 happen?
- Why did the reason in question 3 happen?
- Why did the reason in question 4 happen?
Làm như nào để phân tích 5 Whys?
Quy trình phân tích 5 whys gồm những bước dưới đây:
- Thành lập 1 team chéo: Cố gắng tập hợp một nhóm người từ các phòng ban khác nhau. Mỗi đại diện phải quen thuộc với quy trình sẽ được điều tra. Bằng cách thành lập một nhóm liên chức năng, bạn sẽ nhận được những quan điểm độc đáo.
- Xác định vấn đề: Thảo luận vấn đề với nhóm và đưa ra vấn đề rõ ràng. Điều này sẽ giúp bạn xác định phạm vi của vấn đề mà bạn sẽ điều tra.
- Bắt đầu hỏi ‘Whys’: Đừng hỏi quá nhiều whys mà hãy tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đôi khi sẽ xuất hiện nhiều hơn 1 nguyên nhân gốc rễ. Vì vậy cần cố gắng giữ tập trung.
- Đưa ra cách giải quyết: Sau khi tìm được nguyên nhân gốc rễ, team cần đưa ra hành động để giải quyết vấn đề
- Kiếm soát những ảnh hưởng khi giải quyết vấn đề: Cần đánh giá được ảnh hưởng từ việc giải quyết vấn đề và kiểm soát chúng sau khi hoàn thành.
- Document lại vấn đề: Cần lưu lại vấn đề cũng như cách giải quyết để tránh gặp trường hợp tương tự trong tương lai.
Khi nào sử dụng kỹ thuật này?
Phân tích 5 Why được sử dụng rộng rãi để khắc phục sự cố và giải quyết vấn đề. Công cụ này cho phép các nhóm loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và ngăn chặn quy trình tái diễn lỗi
Nhờ tính đơn giản và linh hoạt, bạn có thể sử dụng công cụ này kết hợp với các phương pháp phân tích nguyên nhân và kết quả khác, chẳng hạn như Phân tích chế độ và hiệu ứng lỗi (FMEA) hoặc Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Nó được sử dụng để tiết lộ nguyên nhân cơ bản của các rào cản quy trình, chẳng hạn như lỗi sản phẩm và hướng dẫn các nỗ lực cải tiến chất lượng.
Ví dụ về 5 whys
Dưới đây là 1 ví dụ về phân tích 5 whys cho vấn để thực tế:
Vấn đề: Chúng tôi đã không gửi bản tin về các bản cập nhật phần mềm mới nhất đúng hạn.
Câu hỏi:
- Tại sao chúng tôi không gửi bản tin đúng hạn? Các bản cập nhật không được triển khai cho đến thời hạn.
- Tại sao các bản cập nhật không được triển khai đúng hạn? Bởi vì các nhà phát triển vẫn đang làm việc trên các tính năng mới.
- Tại sao các nhà phát triển vẫn đang làm việc trên các tính năng mới? Một trong những nhà phát triển mới không biết các quy trình.
- Tại sao nhà phát triển mới không quen thuộc với tất cả các quy trình? Anh ta không được đào tạo đúng cách.
- Tại sao anh ta không được đào tạo đúng cách? Bởi vì CTO tin rằng nhân viên mới không cần đào tạo kỹ lưỡng và họ nên học trong khi làm việc.
Tham khảo
https://businessmap.io/lean-management/improvement/5-whys-analysis-tool
